Cómo ahorrar en cartuchos de tinta para mejorar tu empresa

El ahorro se ha convertido en uno de los temas predilectos en el hogar pero, sobre todo, en empresas de todo mundo, las cuales buscan cualquier medio para minimizar gastos.

Algunas consideran la reducción de personal como la forma más rápida y eficiente; sin embargo, otros ya han entendido que se gasta mucho más dinero en papelería. ¡Difícil creerlo, ¿verdad?!

Aunque parezca raro, si quieres empezar a economizar deberás empezar precisamente por allí; sobre todo, en el uso de las impresoras que son indispensables en el trabajo de oficina, y cuya tinta resulta bastante costosa.

En países como España, el precio de un cartucho puede costar desde los 20 euros. Los hay más costosos.

Su valor dependerá de la marca y de la calidad, pero si lo que quieres es administrar mejor los recursos, puedes encontrar un sinfín de alternativas que te ayudarán a ahorrar en cartuchos de tinta para mejorar las finanzas de tu empresa.

¿Qué puedes hacer para ahorrar?

A pesar de parecer simples, las sugerencias que ofreceremos a continuación contribuyen significativamente en el ahorro de cartuchos de tintas, beneficiando las finanzas de tu oficina.

Los cartuchos, a diferencia del tóner usado por impresoras láser, vienen en pequeños envases y, por lo tanto, son más económicos.

Al gastarse, puedes cambiar el original por uno genéricos que sea compatible con la máquina impresora. Cuestan hasta 80% menos, lo que representa una reducción considerable que notarás a final de cada mes.

Otra opción es la recarga. Si eliges por esta, será necesario enviar el envase usado a tiendas especializadas, a fin de que trabajadores expertos en el área vuelvan a llenarlo.

Hay quienes difieren acerca de la cantidad de veces que debe hacerse una recarga. Conocedores del tema afirman que no debes pasar de tres.

No obstante, muchos usuarios opinan que han recargado hasta ocho veces sin ningún problema, pero lo cierto del caso es que a estas alturas dejan de funcionar de forma correcta.

Todo va a depender del tipo de cartucho, de la calidad de la tinta y de la eficiencia con la que se lleve a cabo el trabajo en la tienda que hayas escogido para la recarga.

Luego de que hayas vuelto a instalar el cartucho en la impresora, podrás seguir una serie de consejos para disminuir gastos durante el proceso de impresión.

Uno de ellos es colocar “modo ahorro”, cuyo resultado será una impresión sin brillo, con poca nitidez y de baja calidad, como si de un borrador se tratara. Usa este modo cuando necesites documentos sin ninguna importancia.

También puedes checar el nivel de gasto. Esto permite saber a ciencia cierta qué cantidad de tinta queda disponible, por lo que podrás cambiar justo cuando acabe.

Importante. Imprime solamente lo que necesites tener en papel. ¿Para qué gastar tinta en un documento que no necesitas tener en físico?

Si quieres mantener un texto contigo, es mucho más económico subirlo a la nube, enviarlo por correo electrónico y guardarlo en el ordenador o un dispositivo extraíble.

Otra recomendación es mantener la máquina encendida, así evitas las molestas pruebas de impresión que implican un gasto innecesario.

Cuida el tamaño de los textos, ya que mientras más grandes sean, mayor será el derroche. Toma en cuenta la tipografía y la resolución.

Es indispensable la limpieza de los cabezales y la reparación de cualquier avería que implique una fuga de tinta.

Elige imprimir solo en negro. Muchas personas no lo saben, pero cuando se deja habilitada la modalidad de “impresión a color” y, por consiguiente, se requieren textos o imágenes con alguna tonalidad, automáticamente se combinan los cartuchos de color y negro.

Esto, definitivamente, implica un gasto inútil que, de no ser corregido a tiempo, repercutirá a largo plazo en las finanzas de tu empresa.

Al mayor y en tiendas online de cartuchos

Existen muchas otras alternativas a considerar si buscas ahorrar en cartuchos de tinta, como por ejemplo comprar el producto al mayor. Es una estrategia que están usando las corporaciones de todo el mundo, entendiendo que verdaderamente representa un ahorro. Comprar en grandes cantidades implica buenos descuentos que no deben ser desaprovechados. Aunque hay que tomar en cuenta que no todos gozan de este beneficio.

Las tiendas online también se han convertido en una opción hoy en día, ya que al final de cuentas sale más barato e inviertes menos tiempo. Si buscas por Internet en las diferentes tiendas, no perderás largas horas caminando de establecimiento en establecimiento para conseguir las mejores ofertas. Puedes revisar frente a un ordenador.

Por lo general, hacer compras en Internet sale más económico de lo pensado. Además, algunas tiendas digitales ofrecen productos al detal y también al mayor, garantizando envíos gratis.

Pero ten cuidado. No tienes que fiarte de cualquiera, sobre todo, de las que engañosamente ofrecen “los mejores precios” del mercado. Antes, tómate un par de minutos para revisar características de la tienda, cualidades de los productos y la valoración que los usuarios hacen de ellos. Chequea las opiniones de otros usuarios y verifica qué puntuación han dado tras cada compra realizada.

También puedes visitar tiendas que reciclan ellos mismos. Es decir, que te ofrecen un cartucho de tinta nuevo a menor precio a cambio del envase gastado o vacío, lo que representa un descuento de entre 1,5 a 3 euros.

Por lo general, estos negocios no solo contribuyen en la economía, sino en la ecología, ya que con el reciclaje de los cartuchos estarías ayudando sobremanera al medio ambiente.

Considera, además, la impresora ideal. No pienses en adquirir cualquiera, sino una con garantía de calidad y que implique menos uso de tinta. Infórmate primero acerca de los beneficios de cada una, para luego proceder a la compra.

Kit de recarga y las tintas de soja

Otras formas de ahorro es recargar los cartuchos uno mismo. Hazte de un kit como jeringas, guantes y, sobre todo, mucha paciencia. Es muy cierto, requerirás de la técnica, por lo que necesitas un manual de instrucciones o adiestramiento.

También necesitarás botellas de tinta y proceder al llenado. Muchos han asegurado que, de esta manera, el ahorro es de 90% y las repercusiones en el medio ambiente son mínimas.

Hay compañías que no confían en esta opción e insisten en recargar con tiendas especializadas, pero si invierten en capacitación lograrán mano de obra barata y un muy buen resultado.

La tinta de soja, ideal principalmente en los medios de comunicación impresos, representan una opción económica y ecológica.

Surgen en la década de los 70 cuando la crisis de los precios del petróleo perjudicó la economía en varios países y, en consecuencia, al sector industrial.

En virtud a esto, los diarios de Estados Unidos iniciaron una investigación, cuyo resultado arrojó la fabricación de tintas de soja a base de productos vegetales, que ofrecía gran calidad de impresión.

Aunque hacerla resultaba más costosa que la tinta tradicional, se llegó a la conclusión de que era mucho más rentable tomando en consideración las características que ya fueron mencionadas.

Software

Ya descritas algunas alternativas de ahorro que seguramente beneficiarán a tu compañía, podemos complementar el proceso utilizando software especializados lo que permitirá economizar aún más.

Según expertos, su funcionamiento se debe a la optimización de datos de la máquina, y así, estas aplicaciones ayudarán al ahorro de tinta aún cuando requieres la impresión de alta resolución.

Podemos intentar con los programas DocPath PrintSlim y DocPath PrintMist, ideales para la optimización de los procesos y verificar cuánta tinta es consumida durante cualquier trabajo.

¿Cómo funcionan? Pues a continuación una guía de cómo pueden ser usados estos softwares:

1.- Detallan la cantidad de tinta que se utilizará por máquina. Por lo general, una compañía cuenta con gran número de computadoras e impresoras, las cuales serán controladas por el sistema.

2.- Reduce la cantidad de tinta a utilizar por cada impresión. Flexibiliza el proceso y adecua la impresión, de acuerdo a las necesidades de cada empresa.

3.- También indica qué cantidad de tinta se utiliza o se ahorra tras cada impresión por un tiempo determinado, entiéndase por día, por semana o por mes.

4.- Junto con el administrador del servidor, el software instalado ayudará a crear una política de ahorro que le será bastante útil para evitar gastos que resulten innecesarios.

5.- Garantizan la personalización de todas las máquinas, las cuales serán adaptadas a cada una de las necesidades de los usuarios o miembros de la corporación.

6.- Otro punto a favor es que las configuraciones se podrán realizar, tomando en cuenta perfiles, oficinas o departamentos.

7.- Muy importante es que además de hacer compras acertadas y aplicar otras técnicas de ahorro, estamos completamente seguros de que podrás reducir gastos corporativos durante todo el año.

Colores que ayudan con el ahorro

También hay otras técnicas que permitirán reducir gastos en tinta que puedes utilizar, como el uso eficiente de algunos colores. Presta mucha atención a las siguientes recomendaciones:

1.- No usar con frecuencia colores claros

Para ahorrar en cartuchos de tinta, toma en cuanta una sugerencia, y es que es indispensable configurar la impresora para que reduzca lo más que se pueda el uso de los colores claros o colores light, como también son conocidos.

Para ello, requerirás de la ayuda del departamento de sistemas, cuyos empleados estarán a cargo del ajuste correspondiente.

A través de esto podremos ahorrar hasta un 30% de la tinta; además, la calidad no se verá comprometida, solo habrá menos suavidad en los colores.

2.- Para obtener el gris, usa el negro

Para obtener el color gris durante el proceso, utiliza el color negro, a través de la técnica Gray Component Replacement (GCR). Así gastas menos del 20% de la tinta de tu cartucho y obtienes un color mucho más natural.

Por lo general, la impresora o máquina está predeterminada y para obtener tonalidades grises aplica la combinación de colores como cian, magenta y amarillo. De esta forma, comprometerías el resto de los cartuchos y, obviamente, gastas más.

3.- Perfila algunos modos de forma específica

Luego de que tengas el control de la economía del color y gastos de la tinta, toma en cuenta el perfil de acuerdo a las cualidades que quieras destacar en cada una de las impresiones: economía, calidad o velocidad.

Si buscas calidad, entonces configura la máquina con valores GCR e incrementa el número de pasadas de la impresora. Así obtendrás el resultado que has deseado.

En torno a la velocidad, tendrás que configurar el CGR, dando prioridad al color negro por sobre otros. Reduce la cantidad de pasadas y obtendrás gráficos aceptables, aunque no puedan verse demasiado cerca.

Para economizar, disminuye en la medida de lo posible el porcentaje de las tintas. Además, será necesario incrementar el valor de CGR. Se requerirán de menos pasadas y menor cantidad de dpi.

Empresas reciclables

Muchas compañías han entendido el valor del reciclaje como método para contribuir positivamente con el medio ambiente, razón por la cual han creído necesario la generación de políticas que ayuden a recolectar y rehusar los cartuchos de tinta.

Estos envases son contaminantes, ya que poseen sustancias como cobre, aluminio, caucho y acero que, en contacto con el medio ambiente, producen ácidos que resultan nocivos.

Es por eso que personas y empresas en el mundo han optado por reutilizar los mismos cartuchos viejos, dándoles por su puesto una mejor utilidad.

También los fabricantes de estos cartuchos han incentivado la recolección de envases vacíos para, posteriormente, ser reparados y rellenados nuevamente a través de kits de recargas.

Otras de las ventajas del reciclado es que reduce de forma considerable el uso de energía requerida durante su etapa de fabricación; además, disminuye el uso de petróleo para la creación de plástico con los que se realizan los cartuchos de tinta.

Es necesario mencionar que existen empresas encargadas de recolectar y reciclar el material de plástico para luego ser utilizado en la fabricación de los envases de tinta, lo que no solo contribuye con el medio ambiente, sino que también ha resultado un negocio rentable.

Conclusiones

La conclusión es sencilla. Numerosas empresas, desde la más chica hasta la más grande, han entendido la importancia de reducir gastos. En tal sentido, algunas han optado por ahorrar en papelería.

Aunque parezca increíble, los cartuchos de tinta son los más costosos dentro de una oficina, por lo que se han aplicado algunas técnicas para gastar menos.

Comprar envases genéricos en lugar de originales o recargar los que están vacíos, son algunas de las opciones que muchas corporaciones han aplicado para economizar.

Sobre las recargas, debes saber que un mismo cartucho aguanta hasta tres llenados; sin embargo, se dice que podría ser más.

Toma en cuenta que cada vez que aplicas esta técnica, la calidad de la impresión va disminuyendo.

Hay otras técnicas que, aunque sencillas, contribuyen sobremanera con las finanzas anuales de una empresa, mismas que hemos manifestado a lo largo de este artículo.

Es importante tener algo muy claro. Y es que la aplicación de este mecanismo supone ahorros considerables, de hasta 80% según registros de algunas compañías, más, incluso, que cualquier reducción de personal.

Así que ya estás al tanto. Si no lo sabías, seguramente entenderás que con simples acciones podrás ahorrar muchísimo dinero.

¡Pon manos a la obra!