Declaración de la renta: ¿Puedo deducir los gastos de oficina teletrabajando?

Deducir los gastos de oficina

Con el paradigma del teletrabajo, en muchas compañías forzado por la pandemia, la mayoría de nuestras empresas han tendido que comprar material de oficina para poder seguir con su actividad económica, desde cámaras para las video llamadas, a nuevos ordenadores y telefonos hasta una buena silla de oficina en la que pasar muchas horas.

Y ahora que hay que hacer la declaración de la renta muchos se pregunta si pueden y como desbragar toda esta inversión.

Si el material de oficina desbraga pero hay que diferenciar en dos tipos:

  • Material de oficina comprado y consumido durante el mismo ejercicio
  • Material de oficina consumido durante varios ejercicios económicos

Material comprado y consumido durante el mismo ejercicio económico

Es la manera más fácil y rápida de contabilizar el material de oficina. Se aplica el principio de importancia relativa. La factura se contabiliza como compra simple (como pude ser cualquier gasto ordinario), esto es la forma mas usada para desbragar, un bolígrafo, el papel, etc:

629 (otros servicios)
472 (Hacienda Publica – IVA Soportado)
A410 (Acreedores por prestación de servicios).

Otra de las ventajas que tiene cuando se contabiliza como compra simple, no hay que regularizar existencias a final de año.

Material consumido durante varios ejercicios económicos

Por otro lado, es posible que el material se consuma a lo largo de varios años, esto es muy común en productos como sillas, discos duros, móviles, ordenadores, cámaras.

El asiento se contabiliza así:

602 (Compras de otros aprovisionamientos)
472 (Hacienda Publica – IVA Soportado)
A400 (Proveedores).

Además, si eres una sociedad tendremos que usar las cuentas 328 (Material de oficina) y 612 (Variación de existencias) para regularizar el inventario, al final del ejercicio.

Si estas trabajando desde casa y ya no tienes la oficina y la mantienes pero trabajas desde casa te recomiendo que leas esta información porque te puede ser muy interesante

Declaración de la renta gastos de oficina

Pero, ¿qué gastos de oficina exactamente?

Podrás deducirte en la declaración de la renta aquellos gastos vinculados a la actividad económica como:

  • Materias primas, combustible, embalajes, material de oficina, salarios, seguros sociales y gratificaciones a los empleados (si las hay).
  • Gastos de mantenimiento de la oficina (no se incluyen mejoras o ampliaciones).
  • El Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI) y el de Actividades Económicas (IAE), entre otros.
  • El IVA que no se pueda incluir en las declaraciones trimestrales y los gastos financieros (intereses, recargos, gastos de descuento, etc.).
  • Suministros de agua y luz así como los gastos del vehículo.
  • Asimismo, entraría dentro de esta deducción de gastos los uniformes reglados con el logotipo del negocio y los enseres de protección, en caso de que se utilicen.

¿Y si trabajas desde casa?

  • Puedes incluir tu casa siempre y cuando señales a Hacienda qué porcentaje de los gastos (alquiler, agua, luz, gas…) son imputables a la actividad profesional. Además, hay que tener en cuenta que el arrendatario o inquilino sólo puede desgravarse el alquiler si el contrato se firmó antes del 1 de enero de 2015.
  • En el caso del teléfono móvil, se permite incluir un 50% de la factura, por lo que, si el uso profesional es muy elevado, seguramente te interese disponer de dos líneas independientes: una personal y otra para el negocio.

10 Gastos deducibles autónomos que has de saber:

1. Material de oficina

Esto incluye todo el material que necesites para desarrollar tu negocio, ya sean libretas, bolígrafos, carpetas, clips…pide la factura y podrás desgravarte el IVA.

2. Ordenador

Todos los autónomos o empresas necesitamos un ordenador para desarrollar nuestra actividad. Recuerda que si el coste de éste es superior a 800€ deberás amortizarlo durante años.

3. Impresora, disco duro u otros periféricos

Si tienes un ordenador, seguramente necesites complementos informáticos como una impresora, lápices de memoria (USB), cables HDMI, discos duros, etcétera para sacarle el máximo rendimiento. Todos estos periféricos también pueden desgravarse, como siempre, no olvides pedir la factura.

4. Móvil para el trabajo

El aparato en sí, el teléfono que necesites comprarte para poder hablar con los clientes o proveedores y poder llamar o que te llamen cuando lo necesites.

5. La factura de Internet

Lo más posible es que necesites acceso a Internet para desarrollar tu negocio, por eso también tendrás que pedir las facturas de este concepto para podértelas desgravar.

6. Libros y revistas profesionales

Cualquier publicación a la que estés suscrito o compres para informarte acerca de la situación de tu sector; revistas de emprendedores, Revista Siglo XXI, El economista, etcétera.

7. Parte proporcional a la vivienda

Si desarrollas toda o parte de tu actividad en tu vivienda de alquiler o compra, también podrás deducirte la parte proporcional del espacio que utilizas para ella. Esto incluye la parte proporcional del pago del alquiler o hipoteca y los gastos de la comunidad.

8. Gastos del hogar

De la misma manera que puedes declarar tu vivienda como gasto, todos los gastos asociados también pueden deducirse como gasto -teniendo en cuenta que se tiene que informar solo de la parte destinada a nuestro trabajo-. La luz, el agua, la electricidad…gastos de consumo que desde el año pasado también se reconocen consecuencia de la actividad del autónomo.

9. Seguros de hogar

El seguro del hogar, tanto si es de alquiler como si es de compra, también se contabiliza dentro de gastos a deducir. Como en el resto, guarda la factura a buen recaudo para tenerla cuando la necesites.

10. El impuesto sobre bienes inmuebles (IBI)

El impuesto directo local que tenemos que pagar al tener una vivienda es deducible dentro de nuestra actividad como autónomo, siempre y cuando, usemos nuestra casa como oficina, es decir, como lugar para desarrollar nuestro trabajo aunque sea de forma parcial.

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